BOOM zoekt ervaren office manager!
Vacature Office Manager Amsterdam (24 uur p/w, z.s.m.)
BOOM Landscape is een creatief, dynamisch en rap groeiend bureau voor landschapsarchitectuur in Amsterdam. Met een hecht, enthousiast en internationaal team ontwerpen we aan bestaande en nieuwe (stedelijke) landschappen in Nederland en daarbuiten. Een veelzijdig team, want bij BOOM werken mensen met uiteenlopende achtergronden en skills. Van landschapsarchitecten tot architecten en stedenbouwkundigen, en van kunstenaar tot journalist.
Wie zoeken wij?
Onze business is BOOMing. En een goede en ervaren (+/- 3 jaar) Office Manager als jij is daarbij onmisbaar. Want dankzij jou loopt alles op rolletjes. Jij regelt alles- van bestellingen tot contacten met leveranciers en administratie- en vindt het leuk om ervoor te zorgen dat anderen ongestoord hun werk kunnen doen. Een slimme planner die vooruit denkt. Je bent makkelijk aanspreekbaar, organisatorisch sterk, proactief, kritisch, flexibel en bewaakt nauwkeurig procedures en planningen. Je vindt het prettig om overal van op de hoogte te zijn en denkt actief mee over verbeteringen in ons werkproces. Je bent discreet en kunt met gevoelige informatie omgaan.
Verder switch je moeiteloos van Nederlands naar Engels en je beheerst beide ook in schrift. Uiteraard kun je goed overweg met programma’s zoals Microsoft Office en Excel. Ervaring met Float projectmanagement, NMBRS salaris- en verlofadministratie en/of Adobe Indesign? Nog beter.
Hoe ziet jouw werkdag eruit?
Een afwisselende baan als deze is vanzelfsprekend elke dag anders. Maar om een idee te geven:
Om negen uur start je je dag in onze studio in het up-and-coming Amstelkwartier. Eerst koffie natuurlijk. Ah! De vers gebrande bonen die je gisteren bestelde zijn al geleverd. Goed moment om even kennis te maken met de nieuwe stagiair die vandaag begint. Kan meteen de stageovereenkomst die je had opgesteld worden getekend en gearchiveerd. Daarna gaat je focus uit naar fiscale zaken, want de Btw-aangifte moet eind van de week de deur uit. Is het pakket van facturen, bonnen en declaraties voor de boekhouder nu compleet? Tijdens de gezamenlijke lunch komt het langverwachte team-uitje ter sprake. Echt iets voor jou om te organiseren, zelfs met al die drukke agenda’s en naderende deadlines.
Later die middag schuif je aan bij het directie- en managementoverleg. Belangrijk, want jij als office manager moet weten wat er op ons af komt. Welke projecten lopen er nu en welke zijn afgerond? Een nieuwe aanbesteding? Jij zorgt ervoor dat alle benodigde verklaringen, documenten of inschrijvingen op orde zijn. Is die eindfactuur er nu nog steeds niet uit, of wordt de planning- en urenregistratie van projecten niet goed bijgewerkt? Dan trek jij de projectleider aan zijn of haar jasje. Als de dag er bijna op zit bel je nog even om afspraken te maken met de schoonmaker. Een collega schenkt ondertussen alvast een goed glas wijn voor je in.
Jouw taken op een rij:
- Ondersteuning bij administratieve taken (Btw-administratie, beheer bankzaken, communicatie boekhouder, verzekeringen, juridische zaken etc.)
- Personeelsadministratie (opstellen contracten, loon -en urenadministratie)
- Tendermanagement (verzorgen administratieve kant bij inschrijvingen en aanbestedingen)
- Coördineren van facilitaire zaken zoals onderhoud, schoonmaak en kantoorinrichting
- Ondersteuning bij interne MT- en directievergaderingen
- Bewaken procedures en projectplanningen
- Proactief meedenken met het verbeteren van processen en het stroomlijnen van de organisatie van het kantoor
- Bestellingen en voorraadbeheer
- Lunchplanning
Waarom jij BOOM zoekt?
- Je voelt je thuis in een dynamische en creatieve werkomgeving
- Je maakt graag deel uit van een hecht, veelzijdig en internationaal team
- Je houdt van aanpakken, maar net als de rest van ons team ook van gezelligheid en lekker eten en drinken. Work hard, play hard 😉
- Je wil een baan met veel verantwoordelijkheid
- Je wil het beste uit jezelf halen. Bij BOOM zien we dat graag en hebben we oog voor het inzetten van jouw specifieke talenten op het juiste terrein
- Je ontvangt een goed salaris (tussen 3150 en 3950 euro bruto), afhankelijk van jouw skills en ervaring
Interesse? Stuur je cv met motivatiebrief naar [email protected]
Je bent bij voorkeur op korte termijn beschikbaar zodat onze huidige office manager je nog de weg kan wijzen.
